Weil Du woanders gebraucht wirst - Erfahrungsbericht!

Büroarbeit gehört zu den lästigen Dingen im Alltag des Weinguts. Es gibt so viele Bereiche, in denen Ihre wertvolle Zeit benötigt wird: Sei es im Weinberg, im Keller oder beim direkten Kontakt zu Ihren Kunden. Trotzdem - oder vielleicht gerade deswegen - schieben viele Weingüter eine Umstellung im Büro trotz erkannter Probleme vor sich her. Wir hören gerne den Satz "wir wissen, dass es nötig ist, aber es passt gerade einfach nicht" oder "es funktioniert ja irgendwie"! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand einer anonymisierten, wahren Geschichte, wie leicht ein Umstieg auf Weinbau-online.de funktioniert und was Sie jeden Tag verlieren. Nicht ganz ohne Augenzwinkern ;).

 

Die Vorgeschichte:  Agrartage Nieder-Olm 2015

Die Winzerin eines Weinguts aus Rheinhessen kommt an unseren Messestand und informiert sich eingehend über unser Programm. Schon nach wenigen Minuten ist klar, dass sie mit der Umstellung von Ihrem Alt-Programm auf Weinbau-online.de viel Zeit und Nerven sparen könnte. Die Zeitersparnis alleine durch einen angeschlossenen Webshop, den Paketmarkenservice (ab 2017), die amtliche Zulassung und die FiBu alleine wird monatlich auf mehrere Stunden geschätzt. Kontaktaufnahme im März wird vereinbart. Aber im Betrieb ist wie immer vor "lauter Kram" keine Zeit.

 

Der Umstieg: Juli 2018

Nach den Agrartagen 2018 und vielen Anläufen war "die Not mit dem alten Programm, der Kellerkontrolle und dem Steuerberater so groß", dass alle Beteiligten auf eine Schulung nach Mainz geschickt wurden. Das Weingut hatte sich alles schon zu Hause einmal im Testmodus angeschaut, innerhalb von 1,5h war das Programm erklärt und alle waren bereit loszulegen. Wir übernehmen die Daten per Fernwartung gegen 9:00 Uhr beim Weingut und schon um 12:00 Uhr ist alles fertig in Weinbau-online.de importiert. Das Weingut kann seine Arbeit sofort aufnehmen.

 

Die Nachbesprechung

Nachdem wir lange nichts gehört haben, erhalten wir eine E-Mail in der uns mitgeteilt wird, "wie einfach das Arbeiten ja jetzt sei und wie gut alles funktioniere und dass man jetzt auch Newsletter versenden wolle und wann es eine Schulung dafür gäbe? Man hätte das alles echt schon viel früher machen sollen". Wir haken daraufhin einmal nach und untersuchen den Fall genauer.

 

Fazit: Der direkte Umstieg hätte mehr als 6000€ gespart!

Die Schulung von 3 Personen und Umstellung des gesamten Betriebs auf Weinbau-online.de hat keine drei Tage gedauert: Allerdings hat das Weingut mehr als 3 Jahre mit der Entscheidung gehadert. Wir haben einmal mit dem Weingut zusammen nachgerechnet, was ihnen dadurch alles in dieser Zeit entgangen ist (Einsparung pessimistisch geschätzt | Stundenlohn für die eigene Arbeit von nur 15€ | 3 Jahre angenommen):

  1. Ca 600 Pakete zu teuer versendet, labels 3x im Jahr abgeholt und jedes Label per Hand ausgefüllt (3 Minuten) = 1.650€.
  2. Für die Übergabe an den Steuerberater wurden monatlich ca. 1-2 Stunden gebraucht. Mittlerweile holt dieser sich die Daten alleine. Für Rückfragen werden 30 Minuten veranschlagt, die Rechnung beim Steuerberater ist durch die Vorkontierung günstiger geworden = 1310€
  3. Durch die amtliche Zulassung und das elektronische Versenden von Rechnungen hätten rund 500 Briefe (Druck, Porto, Arbeitszeit) und 5000 Seiten bedruchtes Papier gespart werden können. Ca. 500€ (Ganz zu Schweigen vom Stress mit der Kellerprüfung.)
  4. Die schnelleren Abläufe im Büro sind schwer einzuschätzen. Bestellungen des Webshops müssen nicht abgetippt und Belege können direkt versendet werden. Durch die statistischen Auswertungen entfällt viel Arbeit in Sachen Meldungen. Das Weingut schätzte die Zeitersparnis nach 4 Wochen Einarbeitungszeit auf ca. 1,5h/Woche im schlechtesten Fall. = 3510€
  5. Einsparung eines bisher eigenen Servers für die 3 Arbeitsplätze, die nun auch mit günstigen PCs betrieben werden können (Strom / Hardware / Wartung) = 1600€
  6. Laufender Support, Service und Updates für das Alt-Programm = 1080€

 

Die Kundin ist auf Premium (100€ mtl.) umgestiegen. In der Zeit der 3 Jahre hätte sie für Weinbau-online.de 3.600€ gezahlt, 9650€ gespart und damit einen Gewinn von 6050€ für sich verbuchen können. Und das ist sehr konservativ geschätzt. Von geschonten Nerven ganz zu schweigen. Darauf angesprochen meinte sie:

"Es ist spannend, wie lange man sich mit dem was man kennt quält, obwohl es anders auch besser geht, nur weil man Angst hat etwas zu verändern. Aber manchmal muss man abschneiden, damit Neues nachwächst!"