Gute Gründe für das papierlose Weingut

Auch wenn theoretisch möglich, bleibt das absolut papierlose Weingut eine Utopie: Dazu hat sich Papier viel zu sehr in den Köpfen der Weingüter, aber auch ihrer Kunden eingebrannt. Was wir Ihnen in diesem Artikel aber aufzeigen werden ist die Möglichkeit, zumindest die Flut an Papier in der Verwaltung einzudämmen. Dabei spielt natürlich der Umwelt-Gedanke eine wichtige Rolle, aber auch nicht zu vernachlässigende wirtschaftliche Interessen: Denn Papier kostet Geld und Zeit. Man muss es kaufen, bedrucken, kuvertieren und versenden - und jeder dieser Schritte muss geprüft werden.

 

1. Was kostet mich Papier überhaupt?

Dass wir bei aller Technik heute noch viel mit Papier arbeiten, ist nicht verwunderlich: Man kann besser auf Papier lesen. Informationen können darauf flexibel fixiert werden und es ist technisch ausfallsicher. Daher wird es auch immer seine Berechtigung haben. Oftmals wird aber der Kostenfaktor Papier massiv unterschätzt. Wie schon einleitend festgestellt, ist es nicht nur der Werkstoff Papier an sich, der Kosten verursacht. Auch die Zeit und der Zeit- und Materialeinsatz um das Papier müssen berücksichtigt werden:

• Einkaufswert (Materialwert) Papier und Couverts
• Die Zeit, die zum Einkauf benötigt wird (Bestellung / Lieferung / Fahrten)
• Drucker, Patronen und Verschleißteile
• Zeit und Kosten für die Druckerbeschaffung und -wartung
• Ggf. Zeit und / oder Kosten für die Kuvertierung (händisch oder mit Maschine)
• Ggf. Kosten und Zeit für die Frankierung (händisch oder mit Maschine)
• Management des Postausgangs (jemand muss alles ja auch wegbringen und zahlen)
• Verwaltungskosten und Platzkosten des Papiers (Steuern / Raumbedarf / Abrechnungskosten für Material und Zeit)
• Eine Information auf Papier kann nicht schnell geteilt werden. (Kopie/Scan nötig)
• Lagerkosten: Akten benötige Platz und müssen sicher aufbewahrt werden
• "Ebenda-Kosten*": Auto, Lagerraum, Drucker, Strom, die helfende Großmutter...

Kostet ein Blatt Papier im Einkauf nur einen Cent, erhöhen sich hier die Kosten einer gedruckten, abgehefteten und in Kopie frankierten Rechnung schnell auf bis zu 4-10 Euro. (Je nachdem wie Sie Ihre eigene Arbeitszeit rechnen.) Es spricht also einiges dafür, über das Papier kritisch nachzudenken.

* Viele Weingüter beachten oder kennen diese Kosten überhaupt nicht: Der Drucker ist "eben da", die Großmutter, die beim Frankieren hilft ist "eben da" und wenn abends noch Rechnungen zur Post gebracht werden müssen ist das Auto ja "eben da".... usw.... :) Hier kommen schnell hunderte Euro im Monat zusammen, die Sie vielleicht noch nie bedacht haben. Machen Sie mal eine "Ebenda-Aufstellung": Sie werden überrascht sein!

 

2. Das klingt auch nach Arbeit! Warum damit anfangen?

Natürlich bedarf es erst einiges an Arbeit, bevor ein Großteil der Dokumente verschwinden kann. Die nötigen Schritte können aber nach und nach durchgeführt werden. Bei papierlosen Weingütern stellen dann schnell einige weitere Vorteile ein:

• Unterlagen sind schneller per Suchfunktion gefunden
• Anforderungen von Kunden können schneller bedient werden
• Gegenüber Behörden und Ämtern herrscht schneller Klarheit und weniger Verlegenheit
• Einsparung von Personalstunden und Materialkosten
• Platzersparnis
• Besserer und schnellerer Überblick über Bestände und Prozesse im Weingut
• Schnelleres Erfassen von Steuerdaten und Bilanzen
• Mehr Möglichkeiten in der Sicherung der Unterlagen (Brandschutz / Ausfallschutz)
• Bessere und schnellere Verfügbarkeit aller Informationen und Dokumente

3. Wie fange ich an?

Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, einen Teil Ihres Weinguts zu digitalisieren, sollten Sie sich zuerst einen Plan machen. Dabei können Ihnen folgende Punkte helfen:

1. Machen Sie sich eine Liste mit anfallenden Ausdrucken. Prüfen Sie genauestens welche Ausdrucke nötig sind und welche nicht.
2. Wie oft müssen Sie an einem normalen Büro-Tag im Weingut einen Ordner zur Hand nehmen um Informationen daraus zu beschaffen? Rechnen Sie die Zeiten hoch!
3. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit: Überzeugen Sie diese von den finanziellen, zeitsparenden und ökologischen Vorteilen, damit Sie nicht an deren Widerstand oder Ängsten scheitern.
4. Haben Sie oder Mitarbeiter schon Kompetenzen in der digitalen Welt? Wenn nein: Wie können diese verbessert werden? (Zum Beispiel Besuch von Schulungen und Computer-Kursen.)
5. Unterschätzen Sie den Umstellungsaufwand nicht. Starten Sie zum Beispiel in Winestro.Cloud erst in der Behelfsversion und stellen Sie dann im Laufe der Zeit auf die amtliche Zulassung um. Lassen Sie sich Zeit!
6. Bestimmen Sie bei größeren Weingütern einen Verantwortlichen, der sich um die Umsetzung kümmert. Diese Person muss nicht alles erledigen, aber den Prozess im Auge behalten und regelmäßig (zum Beispiel am Quartalsende) kontrollieren.
7. Machen Sie einen einfachen Testlauf vor der Umstellung. Investieren Sie einen lange geplanten Arbeitstag während einer stressfreien Zeit für eine "Simulation".
8. Benötigen Sie neben der Software wie Winestro.Cloud evtl. noch andere Technik. Wollen Sie zum Beispiel auch eingehende Belege und Schriftstücke digital archivieren? Welche Kapazitäten und Geräte (Server/Scanner) werden benötigt und ist das rentabel - oder lohnt sich hier noch der Ordner, da das Papier ja schon da ist?
9. Halten Sie sich hin und wieder die Vorteile und die Ersparnis vor Augen - das hilft bei der Motivationsfindung!

 

4. Schnelle Möglichkeiten um zu sparen:

Wenn Sie bereits Winestro.Cloud nutzen, können Sie schnell auf viele Dinge verzichten. Oft ist das papierlose Weingut hier schon in greifbarer Nähe - sie wissen es nur noch nicht! Einige Tipps, wie Sie im Tagesgeschäft auf Papier verzichten können, haben wir hier direkt aus dem Programm aufgelistet:

• Muss das Schriftstück (Rechnung, Angebot, Brief etc...) tatsächlich ausgedruckt werden, oder hat der Kunde auch eine E-Mail und Sie können es mit nur einem Klick an den Kunden senden? (In jedem Auftrag können Sie alle Belege mit nur einem Klick per Mail senden.)
• Sollte keine E-Mail hinterlegt sein: Vielleicht ist es genau so aufwändig wie der Druck und das Kuvertieren / Frankieren, wenn Sie den Kunden (wenn möglich) gerade nach seiner E-Mail fragen. Betrachten Sie das als Investition in weitere Belege!
• Werden Sie zum Adressen-Sammler! Fragen Sie Kunden nach E-Mails. Bieten Sie Karten bei Proben oder in Bestellungen für die Newsletter-Anmeldung an. Nutzen Sie Adressen aus Webshops und Anschreiben.
• Fordern Sie Kunden auf Ihnen die Adressen zukommen zu lassen. Meist sind die Kunden auch dankbar über eine geordnete und schnelle Kommunikation.
• Nutzen Sie Schnittstellen zu Speditionen, anstatt den Auftrag auszudrucken.
• Splitten Sie Anschreiben mit der automatischen Aufsplitt-Funktion oder Selektion in E-Mail und Brief auf. Fordern Sie die per Brief angeschrieben auf, Ihnen eine E-Mail zukommen zu lassen. "Der Umwelt zuliebe".
• Schaffen Sie die Notizzettel und den Terminkalender ab! Pflegen Sie (Gesprächs-)Notizen zum Kunden immer in der Kundenkarteikarte und Termine immer im praktischen Terminkalender. So ist immer alles gleich da, wo es hingehört.
• Nutzen Sie die amtliche Zulassung: Schaffen Sie Kellerbuch und Herbstbuch einfach ab. Vergessen Sie Flaschenbuch und aufwändige Bestandslisten. Ein Tablet / Laptop im Keller ist nicht so absurd, wie Sie vielleicht denken.
• Verzichten Sie auf Telefon- und Adresslisten. Nehmen Sie sich lieber einen Laptop oder ein Tablet mit Internet auf dem Smartphone mit.
• Kaufen Sie einen kleinen und mobilen Drucker. So brauchen Sie nicht mehr Rechnungen vor Weintouren zu drucken, sondern können diese bei Bedarf direkt vor Ort ausgeben. (Oder doch lieber per E-Mail versenden und den Kunden fragen, wenn Sie schon da sind? ;-)
• Nutzen Sie unsere FiBu-Schnittstelle! Übergeben Sie Ihre Betriebsdaten direkt und ohne Papier an den Steuerberater.
• Nutzen Sie www.Winestro.Cloud mobil um von Unterwegs ohne Liste auf Kundendaten zuzugreifen und Termine einzusehen. Hier können Sie sogar Aufträge prüfen und Bestandsänderungen vornehmen. Alles ohne Zettel und Stift.

 

Fazit: Fangen Sie jetzt an - es lohnt sich!

Wir  hoffen, dass wir Ihnen die Vorteile eines digitalen Weinguts näher bringen konnten. Sie tun nicht nur etwas für die Umwelt, sondern sparen auch Zeit und bares Geld. Daneben ergibt sich ein Wettbewerbsvorteil, da Sie schneller auf Kundenwünsche eingehen und wichtige Informationen immer gleich parat haben.
Bei der Umstellung lassen wir Sie nicht alleine. Gerne beantworten wir Fragen im direkt im Programm (Hilfe/Feedback) und unterstützen Sie mit praktischen Tipps bei der Umsetzung. Weitere Ideen zum papierlosen Weingut nehmen wir dort natürlich auch gerne und dankend entgegen.

 

Dr. Tobias Scholl ist u.a. promovierter Wirtschaftsgeograph und verfügt neben einem Diplom in Geographie und einem Abschluss in Biologie auch über einen Abschluss in Informatik. Sein Hauptfeld ist die Dokumentenerzeugung, Kundenkommunikation sowie die Auswertung und Analyse von Daten.