Wie Sie mit moderner Software Geld sparen können

Wir werden oft gefragt, ob es überhaupt Sinn macht in einem kleinen oder mittleren Weinbaubetrieb eine spezialisierte Verwaltungssoftware zu nutzen. Viele Winzer führen Ihre Weingüter noch von Hand, verwalten Rechnungen und Kundenlisten mit Word, Excel oder ähnlichen Office Anwendungen. Da stellt sich natürlich die berechtigte Frage, worin überhaupt der Mehrwert einer Software liegt. Den Nutzen der Cloud-Technologie haben wir schon genauer beleuchtet. Heute wollen wir uns den Nutzungsmöglichkeiten von Weinbausoftware im allgemeinen widmen. Der wichtigste Punkt ist natürlich die Zeit, die jede Woche durch die Nutzung einer strukturierten Lösung eingespart werden kann. Vor allem von der Bilanz (vgl. letzter Punkt) waren wir selbst überrascht.

 

Mehr Zeit für Sie

Der größte Vorteil, den Sie vielleicht schnell auch im Kopf haben werden, ist die Zeitersparnis. Kundendaten müssen nicht händisch übernommen werden und können direkt aus der Kundenkartei genutzt werden. Kunden sind schnell gefunden und Informationen einfach abgeändert. Daneben ergeben sich viele weitere Vorteile im Tagesgeschäft:

  • Schnelles Anlegen von Belegen wie Rechnungen, Angeboten, Mahnungen und Auftragsbestätigungen
  • Erfassung und Pflege des Mahnwesens
  • Automatische Pflege von Artikeln und Beständen
  • Schnelles Versenden von Belegen via E-Mail an den Kunden
  • Automatische Übermittlung von eingehenden Bestellungen aus Webshops
  • Schnelle Planung von Touren

 

Bürokratie vereinfachen mit Spezialfunktionen

Natürlich hat eine gute Verwaltungslösung für Ihr Weingut auch einige Spezialfunktionen. Denn Weingüter unterscheiden sich wesentlich in Ihrer Struktur von Betrieben aus anderen Branchen. Daher sind gängige Buchaltungs-Lösungen für sie meist nur unzureichenden und decken wichtige Bereiche nicht ab. Hier besteht aber ein sehr großes Einsparpotential für die schon knappe Zeit im Weingut, die durch die vielen Regularien dieser Branche in Anspruch genommen wird. Der wichtigste Punkt für Weingüter ist wohl die Verwaltung folgender Punkte

  • Ernte (Herbstbuch)
  • Keller (Kellerbuch)
  • Flaschen bzw. Bestände (Flaschenbuch)
  • Grund- und Flurstücke (Weinbauschlagkartei)
  • Haupt- und Außenlager
  • Reservierungen von Beständen
  • Amtliche Zulassung in Steuer- und Kellersachen
  • Paket- und Exportpapiere zur schnellen Versandabwicklung

 

Überblick über Bestände und Bilanzen

Viele Weingüter mit händischer Betriebsführung wissen nicht, ob die Verkaufszahlen in diesem Jahr besser oder schlechter sind als die der letzten Jahre. Daten können nicht ausgewertet und miteinander schnell verglichen werden können. Auch Jahresabschlüsse gestalten sich mitunter schwierig und müssen durch mühsame Inventuren festgestellt werden. Eine Verwaltungssoftware kann Ihnen bei folgenden Punkte schnell helfen:

  • Einfache Feststellung der Umsätze
  • Übersichtliche Zahlungseingangskontrolle und automatische Mahnungs-Erinnerung
  • Schnelle Bestandslisten
  • Bei Zulassung: Entfall der Pflicht zur händischen Flaschen- und Kellerbuchführung
  • Schneller Auszug zur Anmeldung von Steuern
  • Automatische Übergabe an den Steuerberater mit einfacher Kontierung

 

Trends erkennen, Kundenkommunikation nachverfolgen

Was bestellt dieser Kunde immer gerne? Hat er in letzter Zeit Bestellt? Was war mit ihm abgesprochen?

Erkennen Sie sich in diesen Fragen wieder? So geht es vielen Winzerinnen und Winzern mit händischer Betriebsführung. Sie wissen nicht, was in der Kommunikation mit dem Kunden besprochen wurde und haben nur wenig Informationen über vorrausgegangene Bestellungen und Umsätze. In einer guten Verwaltungssoftware für Weingüter können Sie diese Informationen in der Regel schnell einsehen. So haben Sie folgende Punkte einfach im Blick:

  • Steht ein Termin mit diesem Kunden an?
  • Sind alle Aufträge bearbeitet und bezahlt?
  • Wann hat der Kunde Geburtstag?
  • Was hat er zuletzt bestellt und welche Weine trinkt er gerne?
  • Bleiben regelmäßige Bestellungen aus und wenn ja warum? (Evtl. Probepaket schicken!)
  • Gespräch- und E-Mail Historie mit dem Kunden nachvollziehen um Absprachen schnell einzusehen.
  • Wie ist das Potential dieses Kunden und wie hoch sein Interesse?
  • Erfassen Sie schnell alle ähnlichen Kunden für Anschreiben.

 

Unter dem Strich gesehen: Was bringt es mir?

Wir haben uns mit vielen Weingütern, die Weinbau-online.de nutzen unterhalten und die Zeit vor und nach der Betriebsumstellung festgehalten, die für die wöchentliche Büroarbeit im Schnitt benötigt wird. Dabei konnten wir folgende Zahlen ermitteln, die uns selbst stark überrascht haben:

  • Ca 10-20 Stunden Einarbeitungszeit müssen pro Mitarbeiter (ggf. mit Schulung) einmalig investiert werden.
  • Bis zu 11 Stunden Zeitersparnis fallen bei einer Umstellung von einem mittleren, händisch geführten Betrieb pro Woche an.
  • Bis zu 7 Stunden Zeitersparnis fallen bei einer Umstellung von einem mit Alternativsoftware geführten Betrieb pro Woche an.

Wenn Sie also Ihre eigene Arbeitszeit nur mit 3€ die Stunde rechnen, lohnt sich eine Umstellung des Weinbaubetriebs schon nach einem halben Monat. Aber nicht nur die Zeitersparnis liefert hier einen Mehrwert, sondern auch der bessere Überblick über das Weingut und die Chance mehr aus dem eigenen Weinbaubetrieb heraus zu holen. Die zu investierenden Stunden stehen aber anfänglich wie eine große Hürde vor vielen Weingütern, deren Überwindung sich aber durchaus lohnt.

 

Dr. Tobias Scholl ist u.a. promovierter Wirtschaftsgeograph und verfügt neben einem Diplom in Geographie und einem Abschluss in Biologie auch über einen Abschluss in Informatik. Sein Hauptfeld ist die Dokumentenerzeugung, Kundenkommunikation sowie die Auswertung und Analyse von Daten.